押さえておくべきビジネスメールの5つの基本的マナー

海外在住歴が長くなると、日本語でビジネスメールを送る機会がなくなることもあります。昨日、受講生さんのビジネスメール添削をしたときに、「話が長くて分かりにくい」印象を受けました。

そこで、今日は改めてビジネスメールの基本をお伝えします。

私は日本で一部上場企業の役員秘書としてお仕事をしていた頃に、ビジネスメールの書き方1つでも重要だと痛感させられた経験があります。

起業すると、メールでのやりとりをする場面がとても多くなります。ところが、きちんとしたビジネスメールを送っていないと、相手にされずに返事がこない。。ってこともありますので気をつけてください。

5つの基本的ビジネスメールのマナー

 

1.相手によって、件名の書き方や冒頭のあいさつ、文章の雰囲気を変える

件名で内容が分かるようにすることがポイントです。

たとえば…

  • 4月29日の打合せの日程について
  • 【重要】入金確認のお願い

件名に、「お世話になっています、テイラーあやなです」と入れるのは内容が分からないため好ましくありません。

内容のボリュームは相手にできれば合わせる。先方が長いメールを送っているのに、こちらが短文だと「そっけない」と捉えられるかも。

 

2.相手のことを一番に考える

あなたが使っているコトバが相手にも通じるか考えて、英語のカタカナになっていないか?この言葉は専門的でないか?など相手の立場に立って書きましょう。

相手を思いやって「このメールを送って相手は嬉しいか」と送信ボタンを押す前に振り返ってみましょう。

 

3.読みやすいように30~40文字で改行する。

【サンプルメール】

あなたが個人事業主で、サプライヤー(取引先)に始めてメールをおくる場合

4.最後に「署名」を入れる

メールには署名を自動的に入れる機能があります。これを設定しておいくと、毎回入力せずに署名が反映されます。

次のような項目が入っているのが基本的な署名です。

  • 会社名(会社名がまだなければ、肩書)
  • 氏名(氏名が読みにくい漢字の場合は読み仮名入れると親切)
  • 住所
  • メールアドレス
  • ホームページのURL
  • ブログのリンク

【サンプル署名 日本語版と英語版】

 

 

5.要件は5W2H(いつ、どこで、だれと、なぜ、何を、どのように、いくらで)を意識して簡潔を心がける。

「簡潔であること」が大事です。みんな忙しいので、長いメールは何を伝えたいのか分かりにくくなってしまいますからね。

また、メールは言葉と違ってニュアンスが伝わりにくいので、ちょっとした文章の書き方で相手に誤解与えることもありえます。送信する前に、読み手の立場に立って読み返してみて下さい。

 

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神奈川県(湘南)出身、ニュージーランド在住。海外在住の方が海外起業で豊かな人生を手に入れるための支援をしています。これからの私のテーマは…私が今まで培ってきた日本と海外での経験や知識をベースに「多彩な起業家が国境を越えて広まり、仕事が楽しいと感じる日本人を増やす!」ことです。

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